Продуктивность: 4 совета для тех, кто хочет успевать больше

Как планировать задачи, не забывать важное, применять технику «минных растяжек» и другие хитрости на пути к цели.
Продуктивность: 4 совета для тех, кто хочет успевать больше

Друзья, сегодня я открываю новую рубрику «Бизнесхак на каждый день». Совсем скоро выйдет книга с одноименным названием, которую я написал в соавторстве с Игорем Манном. Теперь раз в неделю буду делиться бизнесхаками в блоге — советами, которые делают жизнь делового человека лучше, проще и эффективнее. Первый выпуск — про продуктивность: о том, как успевать больше.

Вы узнаете, как планировать задачи, не забывать важное, о технике «минных растяжек» и хитрости на пути к цели. Но сначала — немного о том, как родилась идея книги и откуда взялись сотни бизнесхаков.

В МИФе я занимаюсь отбором книг: через меня проходят сотни книг по личному развитию и бизнесу. Многое приходится внедрять, чтобы успевать совмещать спорт, работу, преподавание и другие дела.

И я с радостью откликнулся на предложение Игоря написать продолжение успешной и популярной книги, написанной им в соавторстве с Фаридом Каримовым, — было чем поделиться. Ну а сколько читает о бизнесе, маркетинге и личном развитии Игорь Манн — думаю, вы уже знаете, если это не первая его книга, которую вы держите в руках.

Мы взялись за работу потому, что пропускаем через себя много книг, информации, общаемся с интересными людьми и имеем, как нам кажется, достаточный опыт, чтобы подготовить такую «выжимку», концентрат лучших практик и приемов.

Соответственно, мы делали эту книгу не только вдвоем, опираясь на собственные бизнесхаки и идеи. На нашу просьбу поделиться любимыми и самыми полезными бизнесхаками откликнулись авторы МИФа, наши читатели, друзья и коллеги.

Мы очень благодарны всем, кто поучаствовал в создании книги. Уверен, что даже если вы уже прочитали немало книг по личной эффективности, продуктивности и бизнесу, все равно сможете найти как минимум несколько (а то и несколько десятков) идей, которые вам помогут в бизнесе и жизни.

Продуктивность, время и мотивация

А теперь, собственно, четыре бизнесхака для тех, кто хочет успевать все и даже чуточку больше. Выбирайте те, что подходят вам, и внедряйте.

От списков к расписанию

Если вы привыкли записывать дела в списки (или в один общий список — в данном случае это не так важно), а встречи — в календарь или ежедневник, попробуйте от этой модели (списки+расписание) перейти к более простой модели — с одним только расписанием.

Я перешел — и отказался от бумажного ежедневника. Все задачи заносятся в Google-календарь (конечно, инструмент можно выбрать и другой) наравне со встречами, на них сразу бюджетируется время.

Ведь задача из списка не может быть выполнена мгновенно — на нее так или иначе понадобится время. Так почему бы сразу его не выделить?

Так вы сможете лучше понимать свою загрузку и планировать время. А рассчитывать, сколько времени на выполнение той или иной задачи понадобится, вы сможете с опытом все точнее и точнее.

Как не забывать про важные, но нерегулярные задачи — HassleMe

Вы хотите проводить книжный клуб на работе примерно каждые полтора месяца? В среднем раз в три-четыре дня вам нужно кормить рыбок? Вы хотели бы совершать оздоровительные прогулки в парке хотя бы раз в 8-10 дней? Нужно напоминать подчиненному о задаче с некоторой периодичностью, но не каждый день?

Используйте сервис HassleMe: укажите задачу, периодичность и вашу электронную почту. Сервис будет присылать вам напоминания с заданной периодичностью, отклоняясь от нее в ту или иную сторону (задали три дня — задача будет приходить на почту каждые 2-4 дня).

Минные растяжки

Никогда не полагайтесь только на свою память: удержать в ней все вопросы и задачи невозможно. Продумайте те точки, в которых нужно фиксировать важные напоминания, рабочие вопросы для обсуждения, чек-листы и так далее. Их называют «минными растяжками».

Бытовой пример такой растяжки — записка на двери, в которой указан список вещей для путешествия. Здесь реализован ключевой принцип: «растяжка» должна находиться в том месте, которое вы не пропустите.

Пример из моей рабочей практики: к каждой еженедельной встрече с руководителем готовится список вопросов в Evernote. Любой вопрос, который возникает за неделю, сразу записывается туда (даже если нет времени, можно записать его кратко, чтобы не забыть, и подробно расшифровать чуть позже). Перед началом каждой встречи просматривается одна заметка в Evernote — все вопросы уже в ней, ничего не будет пропущено.

Перед подготовкой к спортивному соревнованию можно положить чек-лист с необходимым инвентарем на паспорт или кошелек — тот предмет, который вы точно не забудете перед выходом из дома.

Если вы часто пишете похожие электронные письма, используйте шаблон и перечислите в нем темы, на которые нужно обратить внимание. Это отличный способ сэкономить время и не забыть о важных вопросах. Некоторые авторы книг по личной эффективности рекомендуют переворачивать зубную щетку, чтобы не забыть о каком-либо важном вопросе утром.

«Минные растяжки» можно использовать не только для того, чтобы ничего не упустить самому, но и для того, чтобы проверять других.

Любопытная история с проверкой связана с группой Van Halen и конфетами M&Ms (No Brown M&M’s: What Van Halen’s Insane Contract Clause Teaches Entrepreneurs).

Не ручаюсь, правда это или нет (вероятнее всего, да: на некоторых западных сайтах мне удалось найти даже скриншот с изображением соответствующего пункта в контракте), но ход мыслей, как говорилось в известном анекдоте, мне нравится…

У этой группы в контракте было требование: в гримерной должна стоять чаша с конфетами M&Ms. Казалось бы, ничего неординарного. Но был один небольшой нюанс: в чашке не должно было находиться коричневых конфет, и это указывалось в контракте.

Дело не в том, что музыканты издеваются над организаторами мероприятий и совсем зазнались. Вокалист группы Дэвид Ли Рот объяснял это так: у группы довольно сложное оборудование, требование по его настройке и, соответственно, контракты с огромным количеством нюансов.

И если музыканты замечали коричневые конфеты в гримерке, они понимали, что организаторы концерта не читали контракт внимательно и, скорее всего, другие важные мелочи тоже не учтены.

Пройдено или осталось?

Если перед вами стоит количественная цель — совершенные звонки, сделки, количество статей, до середины пути сосредотачивайтесь на том, сколько вы прошли («уже написал 4 статьи из 10 в этом цикле»), а после середины — на том, сколько вам осталось («осталось сделать 4 звонка из 20»).

На большинстве марафонов мира стоят километровые отметки — и во второй половине частенько начинает напрягать количество пройденных километров. На ультрамарафоне Comrades, наоборот, на отметках указано количество оставшихся километров — и после нескольких часов бега видеть таблички вроде «63» не очень весело, зато в конце таблички начинают радовать и, кажется, по-настоящему приносить сил.

Кстати, это можно применять и в маркетинге. Если клиенты набирают баллы или мили — можно до середины необходимого интервала указывать «набранные» баллы, а после середины — оставшиеся до цели.

Еще больше бизнесхаков — в новой книге Игоря Манна и Рената Шагабутдинова «Бизнесхак на каждый день». Не пропускайте самое ценное. Как говорит Игорь Манн: «Берите бизнесхак — и делайте, делайте, делайте». Ведь ничего не может быть важнее поступков. Дерзайте!

Источник: Портал МИФа

Комментарии
Комментарии