Тайм-менеджмент: 7 проверенных советов по организации времени
Гением тайм-менеджмента лично я считаю свою знакомую, которая умудрилась родить дочь аккурат в день своего рождения, вдвое снизив таким образом трату денег и времени на празднования. О таких высотах я и не мечтал, но и сидеть сложа руки больше невозможно: вот уже который год я чувствую, что всюду опаздываю и мало что успеваю. При этом честный ответ на вопрос «что полезного ты сделал сегодня?» частенько укладывается в одно слово «ничего». Я изучил все, что советуют в книгах и на курсах по тайм-менеджменту, отбросил шелуху из общих слов вроде «думай позитивно» и собрал семь советов, которые действительно можно применить в реальной жизни — и пытался применять их на практике, целую неделю. 1. Будь жаворонком Экономия: 87 минут в неделю У главы Apple Тима Кука будильник выставлен на 4:30 утра, у главы General Motors Дэна Акерсона — на 5, у ресторатора Аркадия Новикова — на 6. Все пособия и курсы по тайм-менеджменту начинаются с подобных примеров: мол, подавляющее большинство богатых и успешных не позволяет себе валяться в кровати и по максимуму использует утреннее время, когда мозги еще свежи, а подчиненные и домочадцы в отключке и не отвлекают вопросами. Опыт Глушкова Сразу тягаться с главой Apple я не решился и перевел свой обычный 9-часовой будильник на 8. В понедельник, отдохнув за выходные, я вскочил почти моментально и без особых усилий, но во вторник и среду уже переставлял будильник на полчаса вперед. Те же знатоки тайм-менеджмента, однако ж, рекомендуют не делать этого. Дав себе еще 30 минут отдыха, ты заново перезапустишь цикл сна, который снова прервется звонком — и ты наверняка будешь чувствовать себя разбитым и менее эффективным. В четверг и пятницу я, отыгравшись за эти потери, вставал еще раньше — в 7. Какой-то особой кристальной чистоты в мыслях я не ощутил, но сам факт возможности каждое утро спокойно позавтракать, попить чаю и попортить себе настроение новостями дорогого стоит. 2. Все записывай Экономия: 102 минуты в неделю Ведя подробный дневник, ты сможешь выяснить, на что же именно ты тратишь лишнее время, а на что тебе его, возможно, наоборот, не хватает. Опыт Глушкова Сразу признаюсь: записывал я, конечно, не все, и частенько, зазевавшись на ярко-красные ногти секретарши, забывал записать, сколько именно секунд потратил на те или иные приятные, но бесполезные занятия. Так или иначе, я выяснил, что каждое утро, позавтракав, я примерно 22 минуты продолжаю сидеть за столом за книжкой, роликом в YouTube или чашкой остывшего чая, а затем впопыхах вылетаю из дома, забыв все важные вещи. В течение рабочего дня, что неудивительно, больше всего меня отвлекали соцсети — примерно по 34 минуты в день, а вечерами, уже лежа в кровати опять-таки с ноутбуком, я тратил на него не меньше 46 минут. Разумеется, разом избавиться от всех вредных привычек вряд ли получится, но хотя бы частично справиться с этой проблемой мне удалось. 3. Планируй правильно Экономия: 28 минут в неделю Важно не просто вести учет дел, которые надо сделать в ближайшие дни, недели и месяцы, важно вести этот учет правильно. «Планировать день» не значит «расписывать по минутам». Начни с письменного перечня тех дел, которые сегодня нужно успеть, даже без привязки ко времени. Затем выдели два-три важнейших, и начни именно с них, посвяти им лучшее время», — советует автор книги «Тайм-драйв» Глеб Архангельский. Опыт Глушкова Записывать дела в ежедневник я научился давно — просто чтобы не забыть, что мне нужно сделать, куда пойти, с кем увидеться в тот или иной день. Идея начинать день с самых сложных дел тоже не нова, но заставить себя делать именно так я не мог с самого детства. Совет этот, пожалуй, не экономит много времени, но сам факт, что ты начинаешь день с самых важных звонков и самых сложных текстов, наполняет тебя чувством удовлетворения: еще и полдня не прошло, а я сделал все самые важные дела на сегодня. 4. Подготовь шаблоны Экономия: 13 минут в неделю Если твоя работа хотя бы частично состоит из рутинных повторяющихся действий (например, ты регулярно пишешь многим людям письма на одну и ту же тему), заготовь шаблоны и используй их по крайней мере для писем — просто подставляя туда имена. Опыт Глушкова Я долго думал, как применить этот совет на практике, и вспомнил про документы – паспорта, фотографии, билеты, визовые анкеты, которые мне то и дело приходится отправлять разным адресатам. Раньше для этого приходилось мучительно копаться в почте, вспоминать, кому я уже посылал подобное письмо, и перенаправлять его новому адресату. Теперь я сделал на рабочем столе папку, куда слил все документы, которые бывают нужны. Быть может, я не сэкономил таким образом кучу времени, но уж нервы сберег точно. [NEXT_PAGE]Планируй занятия в путешествиях[/NEXT_PAGE] 5. Планируй занятия в путешествиях Экономия: 240 минут в неделю Если твоя работа связана с командировками, ты должен научиться эффективно тратить время в самолетах и поездах, такси, аэропортах и на вокзалах. Перед каждой поездкой прикинь, сколько времени ты проведешь в дороге и какими делами сможешь занять это время. Опыт Глушкова Путешествовать мне приходится часто, но сосредоточиться на работе в дороге я не мог никогда. На отчетной неделе предстояла командировка в Петербург, и на глаза мне попался еще один совет, очень кстати: регулярно разбирать и приводить в порядок содержимое папок с документами и фотографиями, почтовых ящиков, завалов со скачанными и непросмотренными фильмами и вообще — содержать свой рабочий компьютер в порядке. Работа непыльная и монотонная, такой не мешают ни буйные соседи, ни стук колес. Пожалуй, я всегда теперь буду оставлять на поездки подобные не относящиеся непосредственно к служебным обязанностям, но важные дела. 6. Заведи несколько почтовых ящиков Экономия: 26 минут в неделю Гневные письма от начальства и реклама распродажи холодильников не должны встречаться в одном почтовом ящике — в нужный момент ты не сможешь найти ни того, ни другого. Заведи себе два почтовых адреса: один пусть будет полностью посвящен работе, а все, что связано с личной жизнью (забронированные билеты и гостиничные номера, счета на оплату ЖКХ и прочее), достанется второму адресу. Опыт Глушкова Мой почтовый ящик всегда напоминал гаражную распродажу: ты точно знаешь, что где-то на дальних полках валяются безумно ценные вещи, но на глаза попадается исключительно хлам. Заведя два ящика, я первое время путался, где что лежит, и то и дело порывался отправить письмо не с того адреса, но довольно быстро вошел во вкус: так нужные письма правда находились легче. Вот только и чистить теперь пришлось сразу два ящика, иначе распухают они прямо-таки с космической скоростью. 7. В спальне — спи Экономия: 190 минут в неделю Оправляясь в кровать с ноутбуком, ты не только портишь будущий сон, раздражая глаза ярким светом, но и оттягиваешь его наступление: всегда хочется глянуть еще одну серию, дочитать главу и так далее. Результат: ты не высыпаешься, встаешь позже, работаешь хуже — и перед сном снова занимаешься ерундой. Опыт Глушкова Для меня это — страшная проблема. Во сколько бы я ни закончил дела, как бы при этом ни устал — перед сном я обязательно просаживаю хотя бы по полчаса на бессмысленное блуждание в интернете. Мало того, у меня вроде даже есть специальный список: «Что надо посмотреть, прочитать и послушать в обозримом будущем» — но до него почему-то вечно не доходят руки. Я завел жесткое правило: лег в кровать — никакого интернета, никаких гаджетов. Книжку — пожалуйста, дочитал до конца главы — выключай свет. Сказать — одно, сделать — другое: интернет он и есть интернет, попробуй из него вынырни. Заснуть сразу тоже не получалось, каждый вечер я довольно долго лежал с закрытыми глазами. Но, по моим подсчетам, я все равно спал в среднем на 27 минут дольше, чем в предыдущие дни. Что ж — лиха беда начало. Еще семь техник, помогающих экономить время 1. Доктор-робот Раз в полгода устраивай своему компьютеру диспансеризацию — и он не будет тормозить из-за устаревших программ, накопившегося мусора, спама и вирусов; экономия — до 5 часов в неделю. 2. Красивый финал Составляй план на неделю не в понедельник утром, а в пятницу вечером. За выходные наверняка еще что-нибудь вспомнится — и останется лишь в понедельник внести коррективы, чтобы затем тут же приступить к выполнению. 3. Фастфуд Самый скоростной завтрак на свете: положи все, что есть под рукой (фрукты, орехи, йогурт, хлопья, сок, молоко) в блендер, взбей, выпей залпом — и дуй по делам. 4. Следи за собой Зайди на rescuetime.com и скачай приложение: оно будет отслеживать все сайты, которые ты посещаешь, и фиксировать, сколько времени ты на них проводишь. Это что-то вроде показательной экзекуции: ты не только наглядно убедишься в том, сколько времени тратишь впустую, но сам станешь своим Роскомнадзором — и заблокируешь себе доступ к самым зловредным ресурсам. 5. Шаговая доступность Различные исследования подтверждают: те, кто, разговаривая по телефону, одновременно расхаживают, заканчивают беседы в два раза быстрее. Плюс, разумеется, разминка для офисного работника никогда не бывает лишней. 6. После вас Отправляйся на обед на полчаса позже коллег. В первую половину дня твой мозг более продуктивен, дай ему выработать максимум своего ресурса. К тому же ты получишь 30 минут относительной тишины и спокойствия. Ровно поэтому же старайся приходить на работу чем раньше, тем лучше. 7. Цена безделья Давать зарок не зависать — никогда больше! — над видео с туристом, решившим покормить льва, — наивно. Будь реалистом — сделай неизбежную интернет-прокрастинацию наградой себе за труды. Выполнил очередной этап работы — заслужил, скажем, пять минут честного безделья, точнее, чистого идиотизма.
